Mit der 2017 verabschiedeten E-Rechnungsverordnung wurde in Deutschland ein konkreter Plan für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung geschaffen. Ab November 2020 müssen nun alle Rechnungen an den Bund in elektronischer Form ausgestellt werden.
Das bedeutet, dass auch die Handwerksbetriebe, die mit den öffentlichen Auftraggebern des Bundes zusammenarbeiten, sich spätestens jetzt mit dem Thema elektronischer Rechnungen auseinandersetzen und ihre Prozesse vorbereiten müssen. Die Regelungen mit den Auftraggebern der Länder und Kommunen sind dagegen noch nicht abschließend geklärt und unterscheiden sich teilweise voneinander im Zeitplan und Prozedere.
Wer bei der Definition „elektronisch“ immer noch an eine einfache PDF-Datei oder an den eingescannten Papier-Beleg denkt, liegt völlig falsch. Das Gesetz definiert aktuell XRechnung als zulässiges Format für die korrekte Verarbeitung der Rechnung. Dieses Format besteht, im Unterschied zu hybriden Modellen wie z.B. ZuGFeRD, nur aus reinen strukturierten XML-basierten Datensätzen. Damit lassen sich die Rechnungen automatisch und elektronisch von Software-Programmen verarbeiten.
Der Übergang auf E-Rechnung bedeutet nun für die Betriebe große Umstellung in den bereits gewohnten Arbeitsprozessen und verlangt außerdem die IT-Expertise. Das daraus entstehende Potenzial darf man allerdings nicht unterschätzen. Die hohen Kosten und Zeitaufwand für die Erstellung, den Versand sowie Archivierung von Papierrechnungen werden zukünftig entfallen und können anders eingesetzt werden. Die Rechnungen sind in wenigen Sekunden beim Empfänger zugestellt und werden dann in der Regel auch schneller bearbeitet und beglichen.
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