Januar ist im Betrieb oft wie „einmal kurz Reset“. Neue Baustellen, neue Projekte, neue Termine – und irgendwo im Hinterkopf hängt das Thema Arbeitssicherheit: Unterweisungen, Prüfungen, Nachweise.
Und ganz ehrlich: Das wird schnell zur Zettelwirtschaft, wenn es kein System gibt.
Die gute Nachricht: Du musst dafür keinen Bürokratie-Turm bauen. Wenn du dir am Jahresanfang einmal einen sauberen Ablauf aufsetzt, läuft der Rest des Jahres deutlich ruhiger. Und im Ernstfall (Kontrolle, Unfall, Rückfrage) kannst du nachweisen, dass ihr es im Griff habt.
Inhalt dieser Seite
- Warum das nicht „optional“ ist
- Der Jahresstart-Prozess, der in der Praxis funktioniert
- Mini-Check: Der Jahresstart in 45 Minute
- Schritt 1: Inventur light – was muss ins System?
- Schritt 2: Unterweisungen planen
- Schritt 3: Prüf-Routinen sauber festlegen
- Schritt 4: Dokumentation so ablegen, dass du sie wiederfindest
- Die eine Tabelle: Jahresstart-Plan auf einen Blick
- FAQ
Warum das nicht „optional“ ist (kurz, ohne Juristen-Deutsch)
Unterweisungen sind Pflicht: Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet Arbeitgeber dazu, Beschäftigte ausreichend und angemessen zu unterweisen – während der Arbeitszeit und passend zum Arbeitsplatz bzw. zur Tätigkeit.
Und Dokumentation gehört dazu: Du musst Unterlagen haben, aus denen Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis der Überprüfung ersichtlich sind.
Prüfungen von Arbeitsmitteln sind ebenfalls ein Kernthema: Die Betriebssicherheitsverordnung regelt u. a., dass Arbeitsmittel (je nach Art) vor der ersten Verwendung und wiederkehrend geprüft werden müssen – durch eine zur Prüfung befähigte Person.
Die TRBS 1201 konkretisiert das Ganze (wie Prüfungen festgelegt und durchgeführt werden).
Das ist der Grund, warum ich es immer als „Prozess“ denke – nicht als Einzelaktionen.
Der Jahresstart-Prozess, der in der Praxis funktioniert
Stell dir das wie einen Kreislauf vor:
- Gefährdungen/Arbeitsmittel im Blick haben (Was haben wir überhaupt im Einsatz?)
- Unterweisen (damit alle wissen, wie’s sicher geht)
- Prüfen (damit das Material/Equipment sicher ist)
- Nachweisen & nachhalten (damit es nicht untergeht)
Wenn du das einmal sauber aufsetzt, brauchst du unterm Jahr oft nur noch: „abarbeitbar machen“.
Mini-Check: Der Jahresstart in 45 Minuten
Wenn du wirklich wenig Zeit hast, dann mach es so:
- Termin festlegen + Teilnehmerliste vorbereiten
- Unterweisung kurz halten: „Was hat letztes Jahr genervt/gefährdet? Was machen wir dieses Jahr anders?“
- „Top 10 Arbeitsmittel“ kurz prüfen (Leitern, Kabeltrommeln, Maschinen, PSA je nach Betrieb)
- Defekte Sachen sperren, nicht diskutieren
- Nachweise sofort ablegen
Das ist nicht perfekt – aber es ist ein sauberer Start und bringt euch in die Routine.
Schritt 1: Inventur light – was muss ins System?
Ich würde am Jahresstart einmal kurz sammeln, was bei euch wirklich relevant ist. Nicht als Monsterliste – eher als „Betriebsrealität“:
- Arbeitsmittel allgemein (z. B. Maschinen, Geräte, Anschlagmittel, PSA je nach Betrieb)
- elektrische Betriebsmittel (Baustrom, Verlängerungen, Handgeräte etc.)
- Leitern & Tritte (typischer Klassiker, wird gern vergessen)
- Gerüste / Gerüstnutzung (bei euch natürlich zentral): Kennzeichnung, Plan für den Gebrauch, Prüfung, Nutzer-Check.
Tipp aus der Praxis: Wenn ihr mehrere Baustellen habt, ist es Gold wert, jedem Arbeitsmittel eine klare Zuordnung zu geben (Standort/Team/Fahrzeug). Dann sucht ihr nicht ewig nach „wo ist denn die Leiterprüfung dokumentiert?“.
Schritt 2: Unterweisungen planen (nicht „irgendwann mal“)
Unterweisungen sind nicht nur eine Folie und eine Unterschrift. Sie sollen dazu führen, dass Leute Gefährdungen erkennen und sich richtig verhalten. Und: Wenn sich Gefährdungssituationen und Aufgaben nicht ändern, soll die Unterweisung mindestens jährlich wiederholt werden.
So bekommst du das pragmatisch hin:
- Jahresunterweisung als Fixtermin (z. B. Januar/Februar, bevor’s richtig losgeht)
- kurze, jobnahe Inhalte statt „Alles einmal quer durch“
- anlassbezogen nachschieben, wenn sich etwas ändert (neues Gerät, neue Tätigkeit, neuer Mitarbeiter, neuer Arbeitsort)
Und wichtig: dokumentieren. DGUV V1 fordert die Dokumentation der Unterweisung.
Ob auf Papier oder digital ist zweitrangig – Hauptsache nachvollziehbar.
Schritt 3: Prüf-Routinen sauber festlegen (wer, was, wann)
Hier passieren in Betrieben zwei typische Fehler:
- Es wird zu selten geprüft („passt schon“).
- Oder es wird wild geprüft („wir kleben überall Prüfsiegel drauf, aber keiner weiß warum“).
Besser: Prüffristen aus drei Dingen ableiten:
- Gefährdungsbeurteilung / Einsatzbedingungen
- Herstellerangaben
- Erfahrung im Betrieb (was geht oft kaputt, was ist stark belastet)
Genau in diese Richtung konkretisiert TRBS 1201 die Prüfplanung.
Und TRBS 1203 hilft dir bei der Frage: Wer gilt als „zur Prüfung befähigte Person“ – also welche Anforderungen an Qualifikation/Erfahrung dazugehören.
Elektro-Thema (typisch Baustelle/Handwerk):
DGUV Vorschrift 3 regelt die Prüfungen elektrischer Anlagen und Betriebsmittel und bietet Tabellen als Hilfe zur Festlegung von Prüffristen bei normalen Beanspruchungen.
Die DGUV Information 203-071 ist dazu eine richtig praktische Organisationshilfe (Prüffristen, Doku, Kennzeichnung, Vergabe von Prüfaufträgen).
Schritt 4: Dokumentation so ablegen, dass du sie wiederfindest
ArbSchG §6 verlangt Unterlagen, aus denen Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, Maßnahmen und deren Überprüfung ersichtlich sind.
Das klingt groß – ist aber in der Praxis oft nur eine Frage von Struktur.
Was sich bewährt:
- ein zentraler Ordner (digital oder Papier)
- klare Unterordner: „Unterweisungen“, „Prüfungen“, „Gefährdungsbeurteilung“, „Betriebsanweisungen“
- jede Prüfung/Unterweisung hat einen Nachweis, der schnell auffindbar ist
- feste Regel: Wer prüft/unterweist, legt auch ab – direkt danach, nicht später.
Gerüst-spezifisch ist das sogar besonders sauber lösbar: In der DGUV Information 201-011 steht, dass Prüfprotokoll, Kennzeichnung und „Plan für den Gebrauch“ zusammengefasst und am Zugang witterungsgeschützt angebracht werden können.
Und als Nutzer gehört vor der Verwendung eine Inaugenscheinnahme/Funktionskontrolle dazu.
Die eine Tabelle: „Wer macht was – und wo liegt der Nachweis?“
| Baustein | Was ihr konkret macht | Kleinbetrieb (3–10) | Größerer Betrieb (10+) | Nachweis/Ort |
|---|---|---|---|---|
| Jahres-Unterweisung | Tätigkeitsbezogen unterweisen, Gefährdungen + Maßnahmen | 1 Termin im Jan/Feb, alle zusammen | Grundunterweisung + kurze Baustellen-Unterweisung | Liste/Protokoll; jährlich wiederholen |
| Prüfplan Arbeitsmittel | Prüfumfang + Fristen festlegen, Prüfer benennen | „Kümmerer“ führt Liste, Terminblock im Kalender | zentrale Liste + Baustellen-Checkpoints | Prüfaufzeichnungen nach BetrSichV |
| Elektro-Prüfungen | Prüffristen festlegen, prüfen, kennzeichnen | externer Prüfdienst oder EFK, feste Termine | systematisch pro Standort/Fuhrpark | DGUV V3 §5 + Doku/Organisation |
| Leitern & Tritte | Sicht-/Funktionscheck, Sperren/Aussondern | einmal Jahresstart + bei Auffälligkeit | planmäßige Checks + klare Sperrregeln | Leiter-Check nach DGUV 208-016 |
| Gerüst-Nutzung | Freigabe/Plan am Zugang + Nutzer-Check | 1 Verantwortlicher prüft vor Nutzung | pro Baustelle „qualifizierte Person“ benennen | Plan/Protokoll am Zugang + Inaugenscheinnahme |
| Dokumentation | alles auffindbar ablegen (GB/Maßnahmen/Überprüfung) | 1 Ordner/1 digitaler Ordner | definierte Ablagestruktur + Verantwortlichkeit | ArbSchG §6 Doku-Pflicht |
FAQ
Wenn sich Gefährdungssituation und Aufgabe nicht ändern, soll sie mindestens jährlich wiederholt werden. Bei Änderungen (neues Gerät, neue Tätigkeit, neue Baustelle) brauchst du zusätzlich anlassbezogene Unterweisung.
Die Regeln verlangen die Dokumentation, damit du es nachweisen kannst. Ob du das per Unterschrift auf Papier oder digital löst: Hauptsache nachvollziehbar (Teilnehmer, Datum, Inhalt).
Bei vielen Prüfungen braucht es eine „zur Prüfung befähigte Person“. Das ist kein Fantasietitel, sondern wird in den TRBS konkretisiert (Qualifikation/Erfahrung/zeitnahe Tätigkeit).
TRBS 1201 ist dafür die wichtigste Orientierung: Prüfumfang und Prüffristen ergeben sich u. a. aus Gefährdungsbeurteilung, Herstellerangaben und Einsatzbedingungen.
Vor der Benutzung: Inaugenscheinnahme und ggf. Funktionskontrolle auf offensichtliche Mängel – durch eine qualifizierte Person. Und: Kennzeichnung/Plan/Prüfprotokoll am Zugang so anbringen, dass es vor Ort nutzbar ist.
Quellen:
Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) §12 Unterweisung
Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) §6 Dokumentation
Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) §14 Prüfung von Arbeitsmitteln
TRBS 1201 „Prüfungen und Kontrollen von Arbeitsmitteln…“ (BAuA)
TRBS 1203 „Zur Prüfung befähigte Personen“ (BAuA)
DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“ (Unterweisung mind. jährlich + Dokumentation)
DGUV Vorschrift 3 §5 Prüfungen (Prüffristen-Tabellen)
DGUV Information 203-071 (Organisation/Doku/Kennzeichnung Elektroprüfungen)
DGUV Information 208-016 „Die Verwendung von Leitern und Tritten“
DGUV Information 201-011 „Verwendung von Arbeits-, Schutz- und Montagegerüsten“ (Plan/Kennzeichnung/Prüfung, Nutzer-Check)